Choisissez le logiciel répondant à vos besoins

Maintenant que vous maîtrisez les bases de l’utilisation d’un ordinateur, nous allons pouvoir aborder les logiciels permettant de créer du contenu.

Vous pouvez créer sur un ordinateur des types de contenus variés : du texte, des images, des présentations animées, mais aussi du son ou des vidéos, par exemple.

Dans ce chapitre, nous allons nous intéresser à trois types de logiciels que vous serez régulièrement amené à utiliser :

• Les logiciels de traitement de texte : pour créer des documents (lettres, CV, dossier de presse, etc.).
• Les logiciels tableur : pour créer des tableaux et manipuler des chiffres (budgets, listings, etc.).
• Les logiciels de création de diapositives pour appuyer une présentation.

Il existe différents types de logiciels répondant à ces 3 fonctions. Ils sont généralement construits de manière comparable, et si les interfaces diffèrent légèrement, ils permettent de réaliser les mêmes actions.

Nous prendrons l’exemple de la suite Office de Microsoft, car c’est la plus répandue. Sachez néanmoins que vous pouvez utiliser de la même manière la suite OpenOffice, qui est gratuite. Elle fonctionne avec une logique similaire, donc vous ne serez pas perdu !

Logiciels de traitement de texte

Un logiciel de traitement de texte est fait pour créer et modifier des documents contenant principalement du texte. 

L’intérêt d’un texte numérique par rapport à un support papier est de pouvoir corriger à tout moment : ce que vous écrivez n’est pas figé. Par exemple, si vous écrivez un paragraphe d’une lettre, et que vous regrettez la tournure de votre première phrase, pas besoin de recommencer à zéro, vous pourrez effacer la première phrase et la réécrire.

La modification est aussi valable à long terme. Lorsque vous enregistrerez la première version de votre lettre, vous allez créer un fichier, que vous pourrez toujours rouvrir et modifier par la suite.

Pour aller plus loin, les logiciels de traitement de texte permettent aussi de travailler à plusieurs sur un même document, en ajoutant par exemple des corrections affichées d’une autre couleur, ou des commentaires.

Logiciels de tableurs

Un tableur est un logiciel qui permet de créer et modifier des tableaux.

Le tableur est constitué d’un ensemble de cellules qui peuvent être remplies avec du texte, des nombres, ou des formules, afin d’automatiser des calculs. Il est en effet possible de connecter les cellules entre elles, pour que la colonne D multiplie par 2 les résultats de la colonne C, par exemple. 

Chaque cellule du tableur se caractérise par une ligne et une colonne, ce qui lui donne une appellation unique (A12, H3, etc.). On peut se déplacer d’une cellule à une autre en cliquant avec la souris sur la cellule souhaitée, ou en utilisant les flèches du clavier.

Sur notre exemple, quel est le chemin de la cellule encadrée ?

Réponse : D9 (on voit le titre de la colonne et de la ligne qui apparaissent de manière différente).

Le tableur peut être composé de plusieurs feuilles, qui correspondent à des tableaux distincts. Sur notre exemple, si vous regardez en bas de l’image, voyez-vous les onglets “Feuil1”, “Feuil2” et “Feuil3” ?

Pour aller plus loin : avec un tableur, il est également possible de créer des graphiques illustrant des données chiffrées. Si vous voulez aller plus loin sur l’utilisation d’Excel, rendez-vous sur ce cours sur les fondamentaux d’Excel !

Logiciels de présentation de diapositives

Un logiciel de présentation de diapositives permet de créer et manipuler des diapositives (ou slides) pour constituer une présentation, qui permet par exemple d’illustrer et d’appuyer une présentation orale.

À la différence d’un document de texte, les présentations sont faites pour être visuelles, en appui d’un texte généralement oral. Ainsi, ce logiciel est pensé pour faciliter l’ajout d’éléments d’illustration : images, graphiques, tableaux, etc.

Le mode ouvert sur l’image ci-dessus est celui de l’édition, permettant de compléter les diapositives. Un mode diaporama permet ensuite de diffuser les diapositives en plein écran, lors d’une réunion ou d’une conférence, par exemple.

La colonne à gauche de la fenêtre donne une vision d’ensemble sur les diapositives de votre présentation, qui apparaissent en version miniature. Lorsque vous cliquez sur une miniature, elle s’affiche sur la partie centrale de l’écran, et vous pouvez ainsi la compléter avec du texte ou des illustrations.

Dans notre exemple, la diapositive qui apparaît dans la partie centrale de l’écran est-elle la première ou la deuxième diapositive de la présentation ?

Vous savez maintenant quel type de logiciel correspond le mieux à votre besoin. Rendez-vous au prochain chapitre pour manipuler ce programme !

Manipulez un programme

Vous connaissez désormais les principales caractéristiques de ces trois logiciels, et nous allons nous pencher sur quelques actions de base à connaître, et qui fonctionnent de la même façon sur ces trois types d’outils.

Créez ou ouvrez un document

Pour commencer à utiliser un de ces logiciels, il faut d’abord l’ouvrir, et ce de deux façons possibles :

• Si vous avez un document existant à modifier, double-cliquez sur ce document pour l’ouvrir dans le logiciel correspondant.
• Si vous souhaitez créer un document à partir de zéro, vous pouvez chercher le logiciel souhaité dans les programmes de l’ordinateur (avec le bouton “Démarrer”) et cliquer dessus pour l’ouvrir.

Lorsque vous ouvrez un nouveau document, vous pouvez généralement choisir entre un document vierge, c’est-à-dire entièrement vide, ou un modèle proposé par le logiciel. Par exemple, si vous souhaitez créer un CV sur Microsoft Word, utiliser un modèle de CV proposé par le logiciel pour vous faciliter la tâche : vous n’aurez plus qu’à remplir les champs proposés avec vos informations !

Si vous choisissez en ouvrant le logiciel un document vierge, et que vous changez d’avis, il vous sera toujours possible d’ajouter un modèle par la suite.

Enregistrez un document

Lorsque vous créez un document, une des premières choses à faire est d’enregistrer votre document.

Comment enregistrer un document ?

Il existe plusieurs façons d’accéder à la commande d’enregistrement :

• Cliquez sur le bouton d’enregistrement dans le menu : généralement dans la commande principale, “Fichier”, mais parfois aussi symbolisé par une disquette, le raccourci qui symbolise l’enregistrement. Ici, le clic sur “Fichier” fait apparaître plusieurs options, dont “Enregistrer” ou “Enregistrer sous”.

• Utiliser le raccourci clavier Ctrl + S, qui va ouvrir la même fenêtre d’enregistrement.

Le bouton “Enregistrer sous” permet d’enregistrer une nouvelle version de votre document, dans une nouvelle destination. Le bouton “Enregistrer” permet d’enregistrer les nouvelles modifications faites sur votre document, en “écrasant” la version précédente.

Généralement, vous allez cliquer sur “Enregistrer sous” lors du premier enregistrement, au début de votre travail, et cliquer régulièrement sur “Enregistrer” pour sauvegarder vos modifications au fur et à mesure de votre travail.

Nommez et rangez un document

Lorsque vous cliquez sur “Enregistrer sous”, une fenêtre s’ouvre par-dessus votre document :

Vous avez alors trois choses à faire :

• Vous pouvez y personnaliser le champ “Nom de fichier”, en écrivant le nom que vous souhaitez donner au fichier.
• Vous pouvez choisir la destination du fichier, c’est-à-dire dans quel dossier vous allez le ranger. Cette étape est très importante : votre document n’aura pas beaucoup d’intérêt si vous ne pouvez pas le retrouver par la suite ! Comme dans un chapitre précédent où nous étudions l’explorateur, vous retrouvez dans la fenêtre d’enregistrement l’arborescence de vos dossiers sur la gauche, et le détail d’un dossier dans la partie centrale.
• Enfin, vous pouvez modifier le format qui vous est proposé par défaut pour votre document. Sur notre image, il s’agit du champ “Type”, qui fait défiler des choix. Les principaux formats que vous pourrez être amené à utiliser sont :
  • Document Word : le format le plus classique, qui est choisi par défaut par votre logiciel.
  • PDF : ce format n’est pas modifiable, mais peut être ouvert par n’importe quel ordinateur, y compris des ordinateurs qui ne possèdent pas les mêmes logiciels que vous.

Pour finir, cliquez sur “Enregistrer” en bas de la fenêtre, pour revenir à votre logiciel et commencer ou poursuivre la création de votre document.

Pour vous entraîner, ouvrez une page Word, écrivez-y en titre “Menu PIZZ’ALEX”, puis recopiez le texte suivant :

MargaritaReineQuatre fromagesForestièreHawaïenne

Enregistrez le document en le nommant “Menu”.

Que remarquez-vous quand vous revenez sur le document ?

Le nom du document s’affiche maintenant sur l’en-tête de la fenêtre !

Imprimez un document

Lorsque vous créez un document numérique, vous pouvez avoir besoin de le matérialiser, en l’imprimant.

Pour cela, comme pour l’enregistrement, deux options existent :

• Dans le menu “Fichier”, vous pouvez cliquer sur “Imprimer”, et selon les versions ou logiciels, un menu ou une fenêtre s’ouvre.
• Vous pouvez aussi utiliser le raccourci clavier Ctrl + P, qui ouvre cette même fenêtre.

Il existe différents réglages à vérifier lorsque vous imprimez :

• Choix de l’imprimante : il se peut que votre ordinateur soit relié à plusieurs imprimantes. Par exemple, dans une entreprise, il existe souvent plusieurs imprimantes. Généralement, votre ordinateur est relié à une imprimante par défaut, mais mieux vaut le vérifier.
• Choix de la partie du document que vous voulez imprimer : si vous souhaitez imprimer tout votre document, vous n’avez rien à faire. Mais il vous est aussi possible d’imprimer simplement une page, ou une série de pages.
• Choisir d’imprimer recto verso ou simplement recto : si vous n’avez pas de contrainte particulière, pensez à l’environnement, imprimez en recto verso !
• Couleur du document : les paramètres permettent d’imprimer un document en noir et blanc, ce qui consomme beaucoup moins d’encre.
• Orientation du document : vous pouvez imprimer votre document en portrait (vertical) ou en paysage (horizontal).

Vous savez maintenant créer, enregistrer et imprimer un document. Bravo ! Rendez-vous au dernier chapitre pour explorer les fonctionnalités des logiciels de création de contenu.

Décodez les éléments clés d’un logiciel

Le but de ce cours n’est pas de vous apprendre la théorie du fonctionnement de ces logiciels. Nous n’allons pas détailler chacune des fonctionnalités, mais plutôt essayer de comprendre la logique de construction de ces outils, pour que vous sachiez où chercher telle ou telle option par vous-même. 

Repérez la constitution du logiciel

Voici un exemple avec Microsoft Word, et la fenêtre qui s’ouvre lorsque l’on cherche à créer un nouveau document :

Voici les différents éléments qu’on y retrouve :

• Sur la barre d’outils accès rapide, on retrouve au centre le titre et à gauche certaines fonctionnalités en raccourci.
• Le ruban contient la plupart des fonctionnalités d’édition de votre document, mais nous allons nous y pencher dans la suite de ce chapitre.
• Les règles vous permettent de mesurer et d’aligner des éléments dans votre document.
• La barre d’état, en bas du document, contient, selon les versions du logiciel, des informations instantanées utiles pour le suivi de votre édition. Par exemple, si vous devez rédiger un questionnaire dans lequel le nombre de mots est limité, vous verrez le nombre de mots affiché en temps réel dans cette barre.
• La zone de saisie est la zone principale de votre document, c’est ici que vous écrirez votre texte, ajouterez des illustrations, etc. Lorsque vous cliquez dans cette zone, vous voyez apparaître, généralement en haut à gauche, le point d’insertion, qui vous indique l’endroit où le texte va apparaître.

Décryptez le ruban

Intéressons-nous au bandeau qui se trouve en haut de votre page, quel que soit le logiciel utilisé :

Le bandeau

Vous voyez différents onglets en haut de votre page. Lorsque vous cliquez sur l’un d’eux, un ensemble de fonctionnalités apparaissent.

Le nombre et la complexité de ces menus peuvent faire peur, mais de même qu’avec un clavier, on apprend très vite à s’y retrouver !

Le bouton “Fichier” a un rôle un peu à part (sur notre image, il est d’ailleurs d’une autre couleur). C’est dans ce menu que vous retrouverez un certain nombre de fonctionnalités de base liées à l’ouverture ou à la fermeture de votre document : création d’un document, enregistrement, impression, etc.

Dans tous les autres menus du ruban, vous trouverez des fonctionnalités réparties par catégories, le nom de la catégorie étant écrit en bas.

Lorsque la fonctionnalité que vous recherchez n’est pas affichée directement, vous pouvez ouvrir une fenêtre de paramètres spéciale pour chaque catégorie. Sur notre exemple, il faudra cliquer sur la petite flèche grisée en bas à droite.

La mise en forme du texte

Nous n’allons pas détailler ici l’ensemble des actions possibles dans ce bandeau, mais nous allons nous intéresser à la mise en forme, qui est une fonctionnalité de base que vous utiliserez dans tous les logiciels.

Avant de commencer, une astuce : tous ces logiciels remplacent le texte par des symboles pour un grand nombre de fonctionnalités. Quand vous ne comprenez pas un symbole, positionnez votre souris dessus, sans cliquer, et en la laissant dessus. Un texte descriptif apparaît, et devrait vous aider à en comprendre le sens. 

Dans le menu “Accueil”, vous trouverez ainsi un grand nombre de fonctionnalités liées à la mise en forme du texte : changer la police, la taille, la couleur, aligner le texte, mettre un style de titre, etc.

Pour appliquer ces fonctionnalités, sélectionnez d’abord le texte que vous souhaitez mettre en forme. La sélection fonctionne comme si vous utilisiez un surligneur sur du papier : cliquez au début du texte que vous souhaitez sélectionner, et déplacez le curseur (en maintenant le clic appuyé) jusqu’à la fin du texte à sélectionner. Puis choisissez votre mise en forme, qui s’appliquera à cet ensemble de texte.

Certains symboles sont accompagnés d’une petite flèche vers le bas. Elle permet alors d’ouvrir un menu déroulant, avec plusieurs sous-fonctionnalités.

Ici, si vous cliquez sur le « S », vous pourrez souligner votre texte, mais si vous cliquez sur la flèche qui l’accompagne, vous verrez qu’il est possible d’appliquer plusieurs types de soulignement (double trait, pointillés, etc.).

Les autres menus

Les autres menus permettent d’activer des outils plus spécifiques, que vous pourrez étudier en détail dans des cours qui détaillent chaque type de logiciel.

Voici cependant un tableau qui vous permettra de comprendre à quoi chacun de ces menus fait référence :

Menu	Contenu
Insertion	Il permet d’ajouter des éléments spécifiques dans votre document : un tableau, une image, une forme, mais aussi des numéros de page, par exemple.N’hésitez pas à l’explorer, vous découvrirez tout ce qu’il est possible de faire !
Mise en page	Il permet de modifier le format global de votre document : il ne s’agit plus de mettre en forme un mot ou un paragraphe, mais bien tout le document, y compris s’il fait plusieurs dizaines de pages.On y retrouve par exemple la possibilité d’organiser son texte sous forme de colonnes, ou encore d’afficher les pages en format horizontal.
Révision	Il permet une utilisation collective d’un document : ajout de commentaires, corrections, vérification orthographique…
Affichage	Ce menu ne concerne pas le contenu de votre document, mais plutôt l’apparence de votre logiciel pendant l’utilisation.Essayez de changer l’affichage pour passer votre document en plein écran. Dans quel cas un tel affichage serait-il utile ?
Références et Publipostage	Les menus “Références” et “Publipostage” sont assez spécifiques, vous n’en aurez pas besoin dans l’immédiat.

Mais rassurez-vous, personne ne connaît par cœur l’ensemble des fonctionnalités de ces logiciels. Prenez l’habitude d’explorer les différents menus lorsque vous souhaitez réaliser une action !

Vous êtes désormais capable de comprendre la logique de fonctionnement de trois outils régulièrement utiles : les logiciels de traitement de texte, les tableurs, et les présentations de diapositives.